Responsable du secrétariat de la direction des services consultatifs

Profil recherché

Attention, ce poste est seulement susceptible d’être vacant au 1er septembre 2021

L’activité des formations de travail du Conseil (sections, délégations, commissions temporaires). Elle ou il pourra également être amené(e), en tant que de besoin, à contribuer à la préparation des réunions du Bureau et de l’assemblée plénière.

Activité principale : secrétariat de la direction des services consultatifs

  • Elaboration et publication de l’horaire des formations de travail sur la base des convocations (puis diffusions internes et JO) ;
  • Relecture et mise en forme des bulletins hebdomadaires des formations de travail ;
  • Tableau prévisionnel des auditions et relations avec la responsable du service des sténotypistes. Suivi du retour des procès-verbaux ;
  • Actualisation de l’état des travaux (diffusion sur l’intranet et dans les dossiers du Bureau) ;
  • Coordination des réservations de salles de réunion des formations de travail ;
  • Actualisation du calendrier des assemblées plénières ;
  • Contrôle de la présentation des documents émanant des formations de travail avant diffusion pour l’assemblée plénière ;
  • Courriers officiels reçus suite aux avis (dossiers du Bureau, classement) ;
  • Vérification du dépôt des documents sur l’intranet par les administrations des formations de travail (calendriers prévisionnels, textes soumis au débat, PV des réunions) ;
  • Organisation des réunions « Accompagnement des rapporteures et des rapporteurs ».

Autre activité : préparation des réunions du Bureau et de l’assemblée plénière

  • Envoi des convocations aux réunions du Bureau et de l’assemblée plénière ;
  • Envoi dématérialisé de l’ordre du jour aux membres du Bureau accompagné des pièces préparatoires ;
  • Préparation du dossier papier pour les membres du Bureau ;
  • Gestion des suites de la réunion du Bureau ;
  • Diffusion des amendements déposés en plénière et des suites qui leur sont données.

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